Entenda como aplicar as diretrizes em sua empresa para garantir a padronização de processos e aumento de resultados

Compliance, o que é? o que fazem? onde vivem?? Seria essa mais uma tendência de negócio, ou de fato uma estratégia relevante?

Leia nosso artigo da semana “REGRAS DE COMPLIANCE” e tire suas conclusões.

Vamos às definições: o termo compliance origina-se da expressão em Inglês “to comply” e seu significado está associado ao cumprimento de normas, instruções ou regulamentações às quais uma empresa deve se submeter para que esteja em conformidade com estatutos, leis e afins.

A ideia central de estabelecer regras de compliance na empresa são duas:

01 – Padronizar processos;

02 – Desenvolver a Cultura Organizacional.

Em linhas finais, regras de compliance é o primeiro movimento a ser realizado para um empresário que deseja replicar e por consequência expandir seu modelo de negócio.

Qual a importância do Compliance?

Vamos pular a parte do empresário não ser multado, notificado ou autuado por órgãos do governo ou agentes reguladores, afinal de contas estamos no Brasil, e é basicamente cultural o empresário pensar, “Isso não vai acontecer comigo”, sendo assim pulemos esse tópico inicial.

Da perspectiva de resultados, que é nosso foco aqui, o grande ganho que as empresas obtêm está relacionada ao custo. Corte de custos para ser mais preciso.

Regras de compliance possuem a função de minimizar os índices de retrabalhos. A ideia central gira em torno de você proteger a timeline* (principalmente a do dono do negócio) de assuntos passados.

Deixe-me exemplificar:

Uma empresa não possui regras de compliance para definições de reuniões. Logo, sem critérios para criar reuniões, dezenas de reuniões improdutivas são marcadas ao longo do mês, alocando o dono (a hora trabalhada mais onerosa da organização) e colaboradores (também um dos insumos mais dispendiosos da empresa) em uma ação com pouca ou nenhuma produtividade (produtividade = a produzir resultado, e não produzir esforço apenas).

Esse efeito de baixa produtividade é obtido apenas em uma primeira linha de impacto, podemos derivar muitos outros elementos, como por exemplo, sem pautas pré-definidas, a reunião será basicamente um Stand up, recheada de improvisações e pessoas falando (verbalizando) e pensando (pensa enquanto fala) ao mesmo tempo, sem regras de compliance, as reuniões não passam de eventos isolados, onde na prática o que se constata são verdadeiros roteiros de filmes de ação, onde o protagonista precisa desarmar a bomba, salvar a mocinha ou salvar planeta terra da destruição, nessa analogia, entenda salvar a empresa mais uma vez.

Todo esse fluxo de improdutividade e de desperdício de recurso da empresa, pode ser evitado com a criação e definição de regras de compliance.

Como aplicar este conceito à atuação da empresa?

Para você iniciar a estruturação da área de compliance na sua empresa, algumas medidas básicas devem ser tomadas, como, por exemplo:

Criação de um setor especializado

O primeiro movimento é o envolvimento direto do dono do negócio, há duas projeções por de trás dessa premissa de projeto.

A primeira é que o dono possui o know-how mais elevado de toda empresa. Em outras palavras ele sabe como fazer. Já a segunda projeção é uma derivação da primeira, por possuir o maior know-how da organização, ele possui a clareza dos pontos a serem melhorados, e com isso ele conseguirá direcionar os envolvidos na definição dos boundaries (traduzindo seria as fronteiras, os delimitadores) de compliance.

O segundo passo sem dúvida é embasamento de especialistas, sejam eles, advogados, auditores, consultores, lideranças internas, sejam elas de nível tático, estratégico ou operacional (ênfase no operacional) são exemplos de profissionais que irão auxiliar o dono nessa missão.

A equipe de compliance (ou “de conformidade”) é responsável por criar normas escritas, inspecionar seu cumprimento, promover testes e validação para as demais partes da cadeia de processo da organização. É dela também a função de instaurar ações disciplinares que garantam o adequado alinhamento em casos de irregularidades ou quebra das regras de conformidade.

Atenção às frentes de trabalho do compliance

Para que nenhum aspecto seja deixado de lado, as regras de compliance devem ser cumpridas de forma sequencial e criteriosa. Atualmente, as principais frentes incluem Padronização de Processos Organizacionais, Definição de Rotinas Operacionais (o exemplo da reunião entra dentro dessa categoria, sendo o quadrante específico Escopo de Pré-projeto), Código de Ética, Elisão Fiscal, Análise de Riscos e Viabilidade de novos projetos, dentre outros.

Vale destacar que o trabalho da área de compliance é constante – ou seja, cabe aos profissionais deste setor analisar quando há necessidade de rever e reestruturar regras, políticas internas e atividades da empresa. Isso porque o mercado é dinâmico e a todo momento surgem situações que colocam em risco o código de conduta adotado pela empresa.

Como a equipe de compliance lida com suas atribuições no cotidiano?

Segundo o relatório Cost of Compliance 2018, elaborado pela Thomson Reuters, a maior parte do tempo de um setor de compliance em uma semana típica é destinada a demandas pontuais, como proteção de dados (informações sigilosas que compõem segredo de negócio), monitoramento interno na execução das regras acordadas e treinamentos para adaptação a novas regras de compliance, e revisão de negócios de ciclos anteriores.

Além disso, cerca de 15% do tempo é destinado ao mapeamento e análise de desenvolvimentos regulatórios, onde o foco é adequar as regras (o papel) a operacionalização (o campo), enquanto outros 14% são gastos com funções de controladoria e auditorias internas, de forma direta, garantir que a empresa não seja pega de “calças-curtas”.

Aspectos-chave visados pela Área de Compliance

Dentre as atividades desempenhadas pelo setor de conformidade, algumas podem ser elencadas para ampliar o entendimento sobre a sua importância para o empreendimento. São eles:

• Mapeamento de análise de desenvolvimentos regulatórios – cabe ao setor acompanhar o âmbito regulatório e manter-se atento a potenciais riscos que possam gerar retrabalho à empresa.
• Correção de dados para os decisores – Validação das informações. É um ponto crucial para o futuro da organização, ao garantir a qualidade da informação, por consequência irá garantir uma tomada de decisão mais assertiva, e é esse elemento que de fato blinda o próximo mês, semestre ou até mesmo ano da empresa. Afinal de contas, se há algo que trabalhamos fortemente dentro do Omnia Intelligence, é que a tomada de decisão precisa estar muito bem fundamentada em dados e estatísticas. É isso ou ser mais um empresário “guelão” que se posiciona como se fosse dominar o mercado, mas na verdade foi dominado pelo banco através de linhas e mais linhas de financiamentos e antecipações de recebíveis.
• Gestão de riscos – E para fechar esse meu primeiro artigo, talvez o tópico mais batido e trabalhado dentro das soluções Omnia, riscos. Gestão de risco.

A nível de estratégia de negócio, não se trata de gerir ganhos, qualquer um faz isso. Também não se trata de gerir riscos, essa é a seara que os amadores navegam, todo profissional em estratégia de negócio se concentra em gerir os riscos do projeto, eles sabem que o modulador central de um projeto são os riscos.

E dessa forma ao mitigar os riscos, eles elevam a probabilidade de êxito do projeto. Sem sombra de dúvidas essa é uma das nossas assinaturas mais marcantes junto aos nossos clientes. A posição de baixo risco em projetos de desenvolvimento organizacional.

Com isso, chegamos ao fim desse primeiro artigo.

Bons insights, boas otimizações e até nosso próximo artigo.

timeline* = a linha de tempo, a alocação da agenda do empresário.