Entenda como aplicar as diretrizes em sua empresa para garantir a padronização de processos e aumento de resultados
Compliance, o que é? o que fazem? onde vivem?? Seria essa mais uma tendência de negócio, ou de fato uma estratégia relevante?
Leia nosso artigo da semana “REGRAS DE COMPLIANCE” e tire suas conclusões.
Vamos às definições: o termo compliance origina-se da expressão em Inglês “to comply” e seu significado está associado ao cumprimento de normas, instruções ou regulamentações às quais uma empresa deve se submeter para que esteja em conformidade com estatutos, leis e afins.
A ideia central de estabelecer regras de compliance na empresa são duas:
01 – Padronizar processos;
02 – Desenvolver a Cultura Organizacional.
Em linhas finais, regras de compliance é o primeiro movimento a ser realizado para um empresário que deseja replicar e por consequência expandir seu modelo de negócio.
Vamos pular a parte do empresário não ser multado, notificado ou autuado por órgãos do governo ou agentes reguladores, afinal de contas estamos no Brasil, e é basicamente cultural o empresário pensar, “Isso não vai acontecer comigo”, sendo assim pulemos esse tópico inicial.
Da perspectiva de resultados, que é nosso foco aqui, o grande ganho que as empresas obtêm está relacionada ao custo. Corte de custos para ser mais preciso.
Regras de compliance possuem a função de minimizar os índices de retrabalhos. A ideia central gira em torno de você proteger a timeline* (principalmente a do dono do negócio) de assuntos passados.
Deixe-me exemplificar:
Uma empresa não possui regras de compliance para definições de reuniões. Logo, sem critérios para criar reuniões, dezenas de reuniões improdutivas são marcadas ao longo do mês, alocando o dono (a hora trabalhada mais onerosa da organização) e colaboradores (também um dos insumos mais dispendiosos da empresa) em uma ação com pouca ou nenhuma produtividade (produtividade = a produzir resultado, e não produzir esforço apenas).
Esse efeito de baixa produtividade é obtido apenas em uma primeira linha de impacto, podemos derivar muitos outros elementos, como por exemplo, sem pautas pré-definidas, a reunião será basicamente um Stand up, recheada de improvisações e pessoas falando (verbalizando) e pensando (pensa enquanto fala) ao mesmo tempo, sem regras de compliance, as reuniões não passam de eventos isolados, onde na prática o que se constata são verdadeiros roteiros de filmes de ação, onde o protagonista precisa desarmar a bomba, salvar a mocinha ou salvar planeta terra da destruição, nessa analogia, entenda salvar a empresa mais uma vez.
Todo esse fluxo de improdutividade e de desperdício de recurso da empresa, pode ser evitado com a criação e definição de regras de compliance.
Para você iniciar a estruturação da área de compliance na sua empresa, algumas medidas básicas devem ser tomadas, como, por exemplo:
O primeiro movimento é o envolvimento direto do dono do negócio, há duas projeções por de trás dessa premissa de projeto.
A primeira é que o dono possui o know-how mais elevado de toda empresa. Em outras palavras ele sabe como fazer. Já a segunda projeção é uma derivação da primeira, por possuir o maior know-how da organização, ele possui a clareza dos pontos a serem melhorados, e com isso ele conseguirá direcionar os envolvidos na definição dos boundaries (traduzindo seria as fronteiras, os delimitadores) de compliance.
O segundo passo sem dúvida é embasamento de especialistas, sejam eles, advogados, auditores, consultores, lideranças internas, sejam elas de nível tático, estratégico ou operacional (ênfase no operacional) são exemplos de profissionais que irão auxiliar o dono nessa missão.
A equipe de compliance (ou “de conformidade”) é responsável por criar normas escritas, inspecionar seu cumprimento, promover testes e validação para as demais partes da cadeia de processo da organização. É dela também a função de instaurar ações disciplinares que garantam o adequado alinhamento em casos de irregularidades ou quebra das regras de conformidade.
Para que nenhum aspecto seja deixado de lado, as regras de compliance devem ser cumpridas de forma sequencial e criteriosa. Atualmente, as principais frentes incluem Padronização de Processos Organizacionais, Definição de Rotinas Operacionais (o exemplo da reunião entra dentro dessa categoria, sendo o quadrante específico Escopo de Pré-projeto), Código de Ética, Elisão Fiscal, Análise de Riscos e Viabilidade de novos projetos, dentre outros.
Vale destacar que o trabalho da área de compliance é constante – ou seja, cabe aos profissionais deste setor analisar quando há necessidade de rever e reestruturar regras, políticas internas e atividades da empresa. Isso porque o mercado é dinâmico e a todo momento surgem situações que colocam em risco o código de conduta adotado pela empresa.
Segundo o relatório Cost of Compliance 2018, elaborado pela Thomson Reuters, a maior parte do tempo de um setor de compliance em uma semana típica é destinada a demandas pontuais, como proteção de dados (informações sigilosas que compõem segredo de negócio), monitoramento interno na execução das regras acordadas e treinamentos para adaptação a novas regras de compliance, e revisão de negócios de ciclos anteriores.
Além disso, cerca de 15% do tempo é destinado ao mapeamento e análise de desenvolvimentos regulatórios, onde o foco é adequar as regras (o papel) a operacionalização (o campo), enquanto outros 14% são gastos com funções de controladoria e auditorias internas, de forma direta, garantir que a empresa não seja pega de “calças-curtas”.
Dentre as atividades desempenhadas pelo setor de conformidade, algumas podem ser elencadas para ampliar o entendimento sobre a sua importância para o empreendimento. São eles:
A nível de estratégia de negócio, não se trata de gerir ganhos, qualquer um faz isso. Também não se trata de gerir riscos, essa é a seara que os amadores navegam, todo profissional em estratégia de negócio se concentra em gerir os riscos do projeto, eles sabem que o modulador central de um projeto são os riscos.
E dessa forma ao mitigar os riscos, eles elevam a probabilidade de êxito do projeto. Sem sombra de dúvidas essa é uma das nossas assinaturas mais marcantes junto aos nossos clientes. A posição de baixo risco em projetos de desenvolvimento organizacional.
Com isso, chegamos ao fim desse primeiro artigo.
Bons insights, boas otimizações e até nosso próximo artigo.
timeline* = a linha de tempo, a alocação da agenda do empresário.
Trabalhamos micro e pequenas empresas para a implantação de processos estruturados, visando a aceleração do crescimento sustentável do negócio.
Através de Workshops de Negócios preparamos sua empresa para a Gestão de Mudanças.
Workshop + Workflow = Changing Management